Ngày 10/12/2019, Bộ khoa học và công nghệ ban hành Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ (KH&CN)
Theo Thông tư, Các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành KH&CN hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực KH&CN phải được bảo quản và thời hạn bảo quản được quy định hai mức như sau:
- Bảo quản vĩnh viễn: những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn quy định của pháp luật về lưu trữ.
- Bảo quản có thời hạn: những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được xác định theo số năm cụ thể và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy.
Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm đến 70 năm.
Theo đó, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành KH&CN ban hành kèm theo Thông tư được áp dụng đối với 07 nhóm hồ sơ, tài liệu sau:
Nhóm 1: Hồ sơ, tài liệu quản lý KH&CN;
Nhóm 2: Hồ sơ, tài liệu quản lý các nhiệm vụ KH&CN;
Nhóm 3: Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học;
Nhóm 4: Hồ sơ, tài liệu phát triển công nghệ;
Nhóm 5: Hồ sơ, tài liệu sở hữu trí tuệ;
Nhóm 6: Hồ sơ, tài liệu tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng;
Nhóm 7: Hồ sơ, tài liệu an toàn bức xạ, hạt nhân và năng lượng nguyên tử.
Với Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành KH&CN được sử dụng làm căn cứ để xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành KH&CN. Khi xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu:
- Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn thời hạn bảo quản quy định tại Thông tư này
- Khi tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu lên cao hơn so với mức quy định trong Thông tư
- Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành lập Danh mục trình Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.
Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành KH&CN thì cơ quan, đơn vị có thể vận dụng mức thời hạn bảo quản của nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng có trong Bảng thời hạn và các quy định của pháp luật về lưu trữ để xác định.
Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03 tháng 02 năm 2020./.
hbnguyet