ISO hành chính điện tử chính là ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý hệ thống các quy trình ISO và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ cần thiết cho các cơ quan, đơn vị hành chính.

Ưu điểm của hình thức này là ISO được xây dựng mặc định trong hệ thống gồm: quy trình công việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho từng công đoạn; biểu mẫu được kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa. Tiến trình công việc sẽ tự động được ghi nhận và kết xuất ra dưới hình thức biểu mẫu hoặc bảng tổng hợp. Ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ vị trí nào, khi được phân quyền là có thể tra cứu hoặc tổng hợp thông tin chi tiết nhiều chiều, nhiều dữ kiện khác nhau. Điều đó giúp chuyên viên nắm được khối lượng và thời gian thực hiện công việc, lãnh đạo các cấp nắm được kết quả thực hiện chi tiết đến từng chuyên viên, từng phòng ban/bộ phận và cả bộ máy thuộc thẩm quyền quản lý của mình.

Khắc phục các khuyết điểm của ISO thủ công (bản giấy), ISO điện tử rất dễ dàng cập nhật những thay đổi về quy trình và biểu mẫu nhằm đáp ứng biến động thực tế. Khi có thay đổi, việc phổ cập quy trình mới, biểu mẫu mới được thực hiện hoàn toàn tự động. Mặt khác, với ISO điện tử, việc công bố thông tin cho người dân trở nên dễ dàng và hoàn toàn tự động. Người dân có thể tham gia kiểm soát chất lượng và kết quả công việc chi tiết đến từng chuyên viên.

ISO điện tử có thể phân thành 2 dạng.

- Dạng thứ nhất là các quy trình công việc ổn định trong một thời gian nhất định, liên quan đến nhiều phòng ban/bộ phận, có sự tham gia của nhiều người. Trong những quy trình này, mỗi phòng ban/bộ phận tham gia những công việc thường xuyên và ổn định, có quy định thời gian thực hiện trong từng công đoạn. Đối với dạng này, quy trình tương đối ổn định, chỉ thay đổi khi có quy định, thông tư mới, phù hợp áp dụng giải quyết thủ tục hành chính ở các phường/xã, quận/huyện, hoặc các sở.

- Thứ hai là dạng công việc phát sinh và được phân thực hiện theo thời gian. Khi phát sinh công việc thì xây dựng quy trình và triển khai vận hành theo quy trình. Dạng thứ hai hợp với những đơn vị quản lý công việc theo đầu việc phát sinh.

Để triển khai ISO điện tử, mỗi cơ quan, đơn vị cần đầu tư hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin. Với những đơn vị có khả năng tài chính thì có thể triển khai vận hành ISO điện tử đến từng cán bộ, công chức. Với những đơn vị khả năng tài chính còn hạn chế thì chỉ cần đầu tư đến phòng ban/bộ phận là có thể triển khai ISO điện tử. Việc đầu tư có thể phân thành giai đoạn phù hợp với tình hình thực tế của từng đơn vị.

Hiện nay, phần mềm ISO điện tử được các tỉnh áp dụng có 2 phân hệ chính là phân hệ “Một cửa điện tử và Dịch vụ công trực tuyến” và phân hệ “Quản lý chất lượng ISO trực tuyến”.

- Phân hệ “Một cửa điện tử và dịch vụ công trực tuyến” giúp tổ chức, cá nhân có thể truy cập hoặc nộp hồ sơ mọi lúc, mọi nơi thông qua mạng Internet. CBCC của cơ quan quản lý theo dõi chặt chẽ tiến độ xử lý công việc, khi cần thiết thống kê báo cáo dễ dàng và nhanh chóng.

- Phân hệ “Quản lý chất lượng ISO trực tuyến” giúp quản lý các quy trình ISO đang được áp dụng tại cơ quan, đơn vị. Phân hệ này giúp tin học hóa các quy trình khung của ISO; các thông tin quản lý ISO đều được mẫu hóa theo quy định.

Việc gắn 2 phân hệ này với nhau đã hỗ trợ rất lớn trong quá trình đánh giá chất lượng giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị. Theo đó, áp dụng ISO điện tử tiết kiệm được thời gian cũng như công sức làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức phụ trách quản lý ISO. Tiến trình công việc sẽ tự động được ghi nhận và tự động trích xuất các kết quả dưới hình thức biểu mẫu hoặc các bảng tổng hợp. Ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ vị trí nào khi có quyền truy cập là có thể tra cứu được thông tin chi tiết hoặc tổng hợp với nhiều chiều, nhiều dữ liệu khác nhau; giúp lãnh đạo nắm được kết quả thực hiện công việc chi tiết đến từng nhân viên, từng phòng, đơn vị và cả bộ máy thuộc quyền quản lý của mình.

Để áp dụng thành công ISO thủ công hay ISO điện tử thì con người vẫn là thành phần quyết định chính để hệ thống vận hành theo ISO. Triển khai ISO dù điện tử hay thủ công cũng đòi hỏi tính kiểm soát và các chế tài nhằm đảm bảo bộ máy vận hành theo các tiêu chuẩn ISO. Nếu việc triển khai ISO điện tử được áp dụng tốt trong tất cả các cơ quan quản lý nhà nước thì sẽ góp phần phát triển Chính phủ điện tử, từng bước xây dựng một nền hành chính phục vụ, vì nhân dân./.

Hồng Vân