Được sự quan tâm chỉ đạo của các cấp, sự phối hợp thực hiện của các ngành liên quan, công tác văn thư – lưu trữ của Sở KH&CN đã có nhiều đổi mới, phục vụ hiệu quả công tác quản lý.Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, việc quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể như:

* Về quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

Thông qua các cuộc họp, hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành, Sở Khoa học và Công nghệ đã tổ chức quán triệt, phổ biến các văn bản, quy định mới về công tác văn thư – lưu trữ đến toàn thể công chức, viên chức và người lao động như: Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 -2025", Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 10/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ về quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ, Nghị định số 99/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ vể quản lý, sử dụng con dấu…

* Công tác xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

Để cụ thể hóa các văn bản chỉ đạo, quản lý của cấp trên, Sở đã ban hành 02 Quyết định; 01 Kế hoạch và 01 Công văn để triển khai về công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan, đơn vị như: Quyết định 94/QĐ-SKHCN, ngày 28/8/2020 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Khoa học và Công nghệ; Kế hoạch 07/KH-SKHCN, ngày 25/01/2022 về Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của Sở Khoa học và Công nghệ; Quyết định 42/QĐ-SKHCN, ngày 12/4/2022 về Ban hành Danh mục hồ sơ lưu trữ cơ quan của Sở Khoa học và Công nghệ năm 2022; Công văn 602/SKHCN-HCTH, ngày 12/7/2022 về lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ.

* Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Sở đã bố trí 01 công chức có trình độ Trung cấp Hành chính - Văn thư làm văn thư cơ quan và 01 hợp đồng 68 có trình độ Trung cấp Văn thư - Lưu trữ kiêm nhiệm công tác Lưu trữ

- Các chế độ chính sách về tiền lương, bảo hiểm, khoán chi văn phòng phẩm,... đối với công chức, viên chức và người lao động nói chung và nhân viên làm công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo theo quy định.

- Công chức, viên chức và người lao động tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về lập hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum.

* Công tác kiểm tra, hướng dẫn hoạt động văn thư, lưu trữ đối với địa phương, cơ quan trực thuộc kết hợp kiểm tra với hoạt động chuyên môn khác

Sở Khoa học và Công nghệ đã ban hành Quyết định 85/QĐ-SKHCN ngày 16/6/2022 về việc thành lập Tổ kiểm tra nội bộ tại các phòng, đơn vị trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ năm 2022; Kế hoạch số 39/KH-SKHCN ngày 09/6/2022 về Kiểm tra nội bộ tại các phòng, đơn vị trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ năm 2022, trong đó, kết hợp kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ. Qua đó, kịp thời phát hiện những hạn chế, khuyết điểm trong công tác văn thư, lưu trữ để hoàn thiện hơn nữa trong tời gian tới.

* Công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con dấu

- Việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; đăng ký văn bản đi, đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật; việc thực hiện Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành được tiển khai thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Quản lý văn bản đến: Các văn bản đến cơ quan đều được tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, cập nhật vào phần mềm quản lý văn bản Ioffice theo đúng quy chế làm việc. Sau khi chuyển đến Lãnh đạo Sở để phân công cho các phòng, đơn vị giải quyết, văn thư chuyển văn bản giấy (nếu có) cho các phòng, đơn vị (theo ý kiến của lãnh đạo Sở) để ký nhận văn bản và giải quyết công việc theo chỉ đạo của Lãnh đạo Sở.

- Quản lý văn bản đi: Toàn bộ văn bản của Sở gửi đi được đăng ký tập trung tại văn thư và được theo dõi bằng sổ đăng ký văn bản đi trên phần mềm Ioffice và chuyển đến nơi nhận ghi trên văn bản ngay trong ngày, bản lưu được lưu tại văn thư và lưu tại phòng đã soạn thảo văn bản đó.

- Quản lý, sử dụng con dấu: Văn thư là người chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu. Trong năm, con dấu được văn thư quản lý chặt chẽ theo đúng quy định, không có xảy ra sai phạm.

* Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Trong năm, Sở đã ban hành Quyết định42/QĐ-SKHCN, ngày 12/4/2022 về danh mục hồ sơ lưu trữ cơ quan của Sở Khoa học và Công nghệ năm 2022, qua đó, làm căn cứ để công chức, viên chức và người lao động thực hiện công  tác lập hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Tổng: 270 hồ sơ, trong đó 200 hồ sơ điện tử; 70 hồ sơ giấy.

- Tình trạng hồ sơ bình thường, tài liệu điện tử được lưu trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành; tài liệu giấy đang được xếp theo hồ sơ công việc.

- Tài liệu thuộc phạm vi Đề án (từ năm 2013 trở về trước): đã được nộp về kho lưu trữ tỉnh để phục vụ công tác theo đúng quy định.

* Về quản lý tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ

- Bố trí đủ phòng, kho, trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phòng, chống cháy, nổ, chống ẩm, mốc giá kệ, cặp hộp...

- Số mét tại liệu được quản tại Kho là: 225 m  

* Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ: Sở trang bị máy vi tính, máy in, máy scan và Chữ ký số, phần mềm quản lý văn bản VNPT Ioffice phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định.

Nguyễn Hồng Phong