Tỉnh Kon Tum đưa hệ thống quản lý chất lượng (viết tắt là HTQLCL) phiên bản ISO 9001:2000 vào áp dụng tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh từ năm 2007, sau đó là phiên bản ISO 9001:2008.

Đến năm 2018, triển khai văn bản số 419/BKHCN-TĐC ngày 21/02/2018 của Bộ Khoa học và Công nghệ về lộ trình chuyển đổi, áp dụng TCVN ISO 9001:2015 và văn bản số 3003/BKHCN-TĐC ngày 25/9/2018 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, Sở KH&CN đã tham mưu, trình UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 3495/KH-UBND ngày 14/12/2018 “Chuyển đổi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Kon Tum giai đoạn 2019 đến 2021”.

Theo lộ trình của Kế hoạch 3495 của UBND tỉnh, trong năm 2019 có 64 cơ quan hành chính xây dựng, áp dụng lần đầu ISO 9001:2015 và 12 cơ quan hành chính chuyển đổi, áp dụng ISO 9001:2015; năm 2020 có 15 cơ quan hành chính chuyển đổi, áp dụng ISO 9001:2015; đến 30/6/ 2021 có 34 cơ quan hành chính chuyển đổi, áp dụng ISO 9001:2015). Đảm bảo đến 30/6/2021, 100% cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống hành chính Nhà nước tỉnh Kon Tum công bố, áp dụng có hiệu quả theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

Qua quá trình triển khai thực hiện, tính đến thời điểm 30/7/2021, trên địa bàn tỉnh Kon Tum có: 19/20 cơ quan chuyên môn cấp tỉnh đã xây dựng, chuyển đổi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 (còn 01 cơ quan chưa chuyển đổi, áp dụng HTQLCL theo TCVN IS 9001:2015); 07/10 UBND cấp huyện đã xây dựng, chuyển đổi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 (còn 03 UBND cấp huyện chưa chuyển đổi, áp dụng HTQLCL theo TCVN IS 9001:2015); 06/16 Chi cục trực thuộc Sở đã xây dựng, chuyển đổi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 (còn 09 cơ quan chưa chuyển đổi, áp dụng HTQLCL theo TCVN IS 9001:2015; còn 01 cơ quan, đơn vị hành chính chưa xây dựng HTQLCL); 74/102 UBND cấp xã đã xây dựng, chuyển đổi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001 (còn 28 UBND cấp xã chưa chuyển đổi, áp dụng HTQLCL theo TCVN IS 9001:2015).

Việc xây dựng, chuyển đổi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan, đơn vị hành chính tỉnh theo Kế hoạch 3495 của UBND tỉnh bước đầu mang lại lợi ích như: các quy trình tác nghiệp được thực hiện một cách khoa học, công khai, minh bạch, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính; tăng cường ý thức trách nhiệm của CBCC trong thực thi công vụ; giảm thiểu hành động sai sót khi ra quyết định. Ngoài ra, việc áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2015 còn cung cấp công cụ để xác định và cụ thể hóa kết quả thực hiện thông qua đánh giá có hệ thống; giải quyết các vấn đề tồn tại và phòng ngừa dựa trên quản lý các quá trình, quản trị rủi ro; thiết lập biện pháp nhằm phát hiện sự không phù hợp, xác định nguyên nhân gây ra, lập kế hoạch và thực hiện hành động khắc phục; cung cấp bằng chứng khách quan nhằm đạt được mục tiêu quản lý phù hợp với từng bối cảnh của đơn vị hành chính.

Bên cạnh những kết quả đạt được, việc triển khai xây dựng, chuyển đổi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan, đơn vị hành chính tỉnh cũng còn một số hạn chế như:

- Do thói quen và tư tưởng ngại thay đổi nên việc tiếp cận và áp dụng TCVN ISO 9001:2015 trong các cơ quan còn nhiều hạn chế. Một số CBCC chưa hiểu hết được ý nghĩa, tầm quan trọng của việc áp dụng TCVN ISO 9001:2015 trong giải quyết công việc, coi đây là nhiệm vụ riêng của ban điều hành ISO, do đó làm ảnh hưởng tới việc duy trì hệ thống một cách thường xuyên, liên tục. Cán bộ tham mưu, giúp việc về HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 (thư ký ISO) chưa được đào tạo một cách bài bản, chủ yếu là kiêm nhiệm, lại thường xuyên thay đổi nên việc nắm bắt, am hiểu về HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 còn nhiều hạn chế, dẫn đến lúng túng, thiếu linh hoạt trong việc tham mưu áp dụng, duy trì hệ thống.

- Một số cơ quan hành chính nhà nước chưa thực hiện nghiêm túc việc duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 sau khi công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn ISO, do đó hiệu quả, hiệu lực của HTQLCL còn hạn chế. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến thủ tục hành chính thay đổi, bổ sung, điều chỉnh liên tục, do đó các quy trình/thủ tục, biểu mẫu cũng phải thay đổi theo, gây không ít khó khăn trong quá trình thực hiện.

- Vẫn còn 32 cơ quan, đơn vị chưa chuyển đổi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 (do chưa thực sự quan tâm xây dựng, chuyển đổi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015), 01 cơ quan, đơn vị chưa xây dựng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 (nguyên nhân là do chờ sau khi sáp nhập Chi cục thành phòng chuyên môn thuộc Sở mới xây dựng, chuyển đổi HTQLCL)

- Do đặc thù của một vài cơ quan hành chính buộc phải xây dựng quy trình/thủ tục hành chính, nhưng rất ít phát sinh hồ sơ (thậm chí cả năm không phát sinh hồ sơ nào như Ban Dân tộc, Sở Ngoại vụ,...), dẫn đến việc các quy trình sau khi xây dựng xong thì chưa được áp dụng vào thực tế.

Để tiếp tục duy trì và áp dụng có hiệu quả Hệ thống quản lý chất lượng, trong thời gian tới, Sở Khoa học và Công nghệ tiếp tục đẩy mạnh công tác kiểm tra việc áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan, đơn vị hành chính Nhà nước nhằm đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của HTQLCL, tăng cường phối hợp với các đơn vị chức năng mở các lớp đào tạo, tập huấn kiến thức về xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, các lớp về chuyên gia đánh giá trưởng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để nâng cao nhận thức của CBCC về HTQLCL, đề nghị các sở, ngành đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 (ISO điện tử) để bảo đảm sự tham gia của lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan một cách khách quan, minh bạch.

Hồng Vân